ひろゆき氏がビジネスメールについての助言を提供します。メールで情報を伝える際、結論を先に述べることが重要です。相手や状況によって異なる方法がありますが、上司に送る場合は背景を説明してから結論を述べるのが一般的です。結論を先に書くと、相手が最後までメールを読む動機が生まれます。
相手によって異なるアプローチ
部下や同僚に送る場合は、逆に結論を先に書くことで読まない人が出る可能性があります。しかし、給与などの関係上、上司からのメールは読まれると期待されるため、結論から始めることが適切だとひろゆきは解説します。
具体例
例えば、社内で問題を引き起こしている不快な人物を解雇するために、経営者にメールを送る場合、理由としてその人物が社内のルールや雰囲気に悪影響を与えていることを説明し、解雇を提案しすることを博之は勧めます。
メールの利点と注意点
メールでは相手の時間を制限せずにコミュニケーションを取ることができます。直接話す場合は相手の時間や状況を考慮する必要がありますが、メールならば柔軟に対応できます。ただし、連絡ミスや誤解が生じる場合もあるため、会社の方針に従い、統一された方法を採用するべきだとひろゆきは語ります。
結論
ビジネスメールの作成では結論を先に述べることが大切です。メールは効率的なコミュニケーション手段であり、正確な情報伝達を促進する役割を果たします。ただし、状況や相手に応じて適切なアプローチを選ぶことが重要です。
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